從商機到成交，一步一步帶你走
這份手冊帶你走完一整條銷售流程 —— 建立商機、開報價單、轉訂單、通知財務、經營經銷商、追蹤展場活動。跟著章節做，就能清楚知道 MaiAgent CRM 能幫你做到哪些事。
開始之前
先學會登入、認得畫面、知道自己的權限，後面就順了。
登入 CRM
- 打開 CRM 登入頁
用公司給你的網址進入，會看到登入畫面。
- 輸入 Email 與密碼
用你的公司 Email（例：
your@email.com）和密碼登入。目前沒有 Google／SSO 一鍵登入，就是帳號密碼。 - 登入成功
若輸入錯誤會顯示「帳號或密碼錯誤，請重新輸入」。忘記密碼或無法登入，找 Winnie 或系統管理者。
認識主畫面
左側是側邊欄，所有功能都從這裡進。由上而下分成幾個群組：
- 儀表板 — 數字總覽（ARR、營收、預測、週報、自訂報表、通路看板）
- 工作台 — 你每天的待辦（工作台、申請延長試用、商機管理、報備管理、業務日曆、寄送紀錄）
- 報價 — 報價管理、價格表、商品分析
- 電子報 / EDM — 名單、範本、分眾、電子報活動
- 訂單 — 訂單管理、發票收款
- 客戶資料 — 客戶管理、聯絡人、客戶成功中心
- 夥伴專區 — 經銷商管理、活動管理、LINE 綁定、課程與認證
- 設定 — 個人設定、業務名單、PM 名單、自動化規則、使用者管理
你的角色與權限
系統依角色開放不同功能：管理者 主管 財務 業務 經銷商。多數業務同仁是「業務」角色 —— 能建立與經營自己的商機、報價、訂單；發票收款等財務動作由財務角色處理。看不到某個功能通常是權限沒開，找管理者確認。
每天從「工作台」開始
工作台把「今天該做什麼」一次攤給你，勾完就消失。
進到側邊欄的 工作台，畫面由上而下是三段式：
📌 今天該做什麼
到期的跟進、該開的發票、要補的文件…系統依你手上的商機與訂單自動排出來。
🙋 待接手
還沒有人認領的線索／案子，你可以「接手」把它變成自己的。
🏃 進行中
已經在你手上、還沒結案的案子，一眼看到卡在哪一步。
建立商機
一切銷售的起點。商機記錄「這個客戶、這個需求、現在到哪一步」。
怎麼新增一筆商機
側邊欄 工作台 → 商機管理，右上角「新增商機」（或用快速建立）。表單分成五個區塊：
- 客戶與聯絡人
選客戶（必填）—— 用公司名或統編搜尋現有客戶。找不到？表單會提示「請先到『客戶管理』建立」（見第 8 章）。再選主要聯絡人。
- 商機資訊
商機名稱（留空會自動用「{客戶} 商機報備」）、產業類別、使用單位、產品類型（MaiGPT／知識庫／Agent／MCP／顧問服務／其他）、以及代理商／經銷商／服務夥伴。
- 內部追蹤
設定商機階段、優先順序（High／Medium／Low）、商機來源、負責的 PM 與 Pre-sales。
- 商機評估
預估金額、客戶預算、預期成交日期、成交機率（0–100%）、專案狀態、使用目的、下一步、競爭對手、備註。這些會餵給「營收預測」。
- 購買商品
勾選這筆商機可能會買的商品，最後按 建立商機，就會進到商機詳情頁。
商機階段怎麼走
商機從「新商機未聯絡」一路推進到「結案」。列表可切換看板檢視，泳道收斂成 7 段，一眼看到每筆卡在哪：
商機詳情頁能做什麼
- 跟進與進度：留跟進紀錄、更新進度，所有動作會串成一條時間軸（客戶建檔 → 商機建立 → 指派／接手 → 報價 → 訂單）。
- Deal Hub：把這筆案子的信件、報價單、訂單、文件統整在一起。可「+ 加文件／連結」，類型有 Notion 文件、簽回 PDF、外部連結、帳號開通資訊、備註。
- 報價單區塊：顯示這筆商機開過幾張報價單，可直接連到最新一張。
開立報價單
最重要的一課：產品價格不可以自己改。這裡教你正確的報價方式。
開一張新報價單
側邊欄 建立 → 報價單（或報價管理頁新增）。報價單是個多步驟精靈：
- 客戶／業務資訊
選客戶後，客戶欄位唯讀不可手改；業務也只能從清單選，不能手打。資料要改請回客戶主檔改。
- 選通路（銷售型態）
直銷／經銷／代理，決定顯示幾種價格：直銷只顯示終端價；經銷顯示終端價＋經銷價；代理顯示終端價＋經銷價＋代理價。通路價由折扣自動換算，不用自己算。
- 選產品類型
SaaS 訂閱／軟體授權／SaaS＋授權／僅加購項目。
- 產品配置
SaaS 選方案＋數量；授權選數量（單價依量級自動查表）；再勾要加購的服務。你會看到單價，但它是唯讀顯示，能編輯的只有數量。
那要議價／給折扣怎麼辦？
標準產品不能改價，但你有兩個正規管道：
🧩 自訂項目
表列以外的客製品項，可自己填名稱、數量、單位與單價。用於報價表沒有的東西。
➖ 專案折扣
用上方專屬的「專案折扣」欄位，會以負數品項呈現、只折終端價。這是給整案折讓用的。
完成後：狀態、PDF、寄送、轉單
- 報價管理列表可切 全部 已轉訂單 未轉訂單；每列可複製／編輯／下載 PDF／寄送／轉為訂單。
- 下載 PDF：產出專業報價單（含稅顯示 ×1.05）。寄送給客戶：直接從系統寄出並留寄送紀錄。
- 報價單金額綁定價格表版本、存檔後凍結，不受之後價格表變動影響。要用新價，按「升級到最新價格表」再「更新報價單」。
報價單轉訂單
客戶確定要買了，就把報價單「轉為訂單」。
怎麼轉
- 在報價單按「轉為訂單」
報價管理列表那一列 → 轉為訂單，進到「轉為訂單」頁。
- 確認產品（唯讀連動）
報價單號、終端客戶、總金額（含稅）由報價單帶入，不能改。
- 填訂單資訊
訂單日期（必填，預設今天）、通路（連動）、案件屬性與使用目的（可複選）。
- 財務：預計開發票日
設定 預計開發票日（預設＝轉單當天）。到期系統會提醒「該開發票」了。
- 交接給 PM
指定負責 PM（必填）。若這筆不需交接，可關掉交接開關；需要但文件走線下，可勾「豁免文件關卡」並填原因。訂單成立後，交接包（摘要信＋交接表＋文件 ZIP）會自動寄給該 PM。
- 授權與開通資訊
在「授權管理」區塊填開通資訊，讓開通同仁知道要開什麼：
• 帳號開通起迄日（雲端帳號起日／迄日；填起日會自動帶 +1 年迄日，可改）
• 開通版本 —— 要開哪個產品方案（如 PRO、企業版），系統會自動帶入報價單的方案，需要再改。
這些當下不確定可留空，之後在工作台補。 - 選填：驗收追蹤、收款計畫
可設驗收追蹤日與必收文件；可分期設定收款計畫（各期金額總和需等於合約總額）。
- 建立訂單
按 建立訂單，完成。
開通資訊在哪裡補 —— 工作台「待開通」
訂單成立後會進到 工作台 → 待開通 看板，依開通日排序、逾期紅標。開通同仁在這裡：
- 補開通資訊：補齊 / 修改開通日、帳號迄日、開通版本、管理員 Email。
- 標記已開通：到 MaiAgent 平台開通後，把產生的組織 UUID 貼回來，這筆就標記為「已開通」、移出看板。
訂單成立後會是 待確認 狀態，在訂單詳情頁可以看到收款、發票、授權書、交接進度等。下一章就是成立之後最重要的動作。
客戶回簽後，告知財務
客戶把訂單／報價回簽回來了 —— 這是啟動請款的關鍵一步。
收到回簽後，依序做這幾件事
- 上傳「成交憑證（回簽 / PO）」
到訂單詳情頁 → 訂單文件 → 成交憑證（回簽／PO）上傳。報價單簽回或客戶 PO 擇一即可，這份是必備、給財務／稽核用。沒上傳會出現紅字提醒「此訂單尚未上傳成交憑證」。
- 確認「預計開發票日」正確
回到轉單時設的預計開發票日，確認日期對。到期前系統會每天提醒負責業務開票。
- 確認訂單
把訂單從 待確認 按「確認訂單」改為 已確認。
- 告知 Winnie
私訊／Email 告訴 Winnie「這筆已回簽、可請款」，由 Winnie 轉知財務。（未來若上線「通知財務」表單，這一步會改成系統內送出。）
之後財務怎麼接手
訂單成立時，系統已自動幫業務／PM／財務各自種好待辦；財務端從發票收款（第 9 章）與「已成交未開票」看板接手開票與催收，很多任務會依訂單事實自動打勾。你要顧好的就是上面那四步。
經銷商與三階段合約
建立經銷夥伴、簽好三份合約、需要時把它變成客戶。
建立經銷商
- 到經銷商管理
側邊欄 夥伴專區 → 經銷商管理，右上「新增經銷商」，填基本資訊。
- 維護合作狀態與成員
詳情頁可設合作狀態（合作中／暫停合作／終止合作），並管理成員的 LINE 綁定與 Partner Portal 帳號。
三階段合約簽訂邏輯
經銷合約要依序簽三份，詳情頁上方有「已簽署 X / 3」進度條：
每個階段的狀態是 未開始 → 洽談中 → 已簽署。每階段你可以：
- 產生文件：用系統範本產出（填甲方名稱、代表人、統編、地址、簽署日、特約），會自動蓋章。
- 上傳自有文件：不想用系統範本，改上傳你自己的檔（→ 洽談中）。
- 寄送：把文件寄給經銷商簽署。
- 上傳簽回：對方簽回後上傳，該階段自動標記為已簽署、計入「已簽署 X/3」。
- 系統產出的檔還能重新產生、Word 匯出（微調字句後再上傳定稿）。
把經銷商變成客戶
當經銷商本身也要下單使用，詳情頁右上「新增為客戶」會帶著公司名／統編／地址／來源＝經銷商跳到建立客戶頁，省得重打。
相關：經銷商報備審核
經銷商在外面報備案子後，會進到 工作台 → 報備管理 待審；核准後啟動 90 天保護期，保護該經銷商對這個案子的歸屬。
展場活動：成本登記與追蹤商機
辦一場展會／講座，花了多少、帶來多少商機與成交，一頁看清楚。
新增活動
- 到活動管理
側邊欄 夥伴專區 → 活動管理，「+ 新增活動」。
- 填活動資訊
活動名稱、活動日期（有「今天」快捷）、下次提醒日期（自動帶「一年後的前一個月」方便隔年再邀）、地點、備註。
登記與追蹤活動成本
進活動詳情頁，第一個 tab「概覽 ＋ 費用」：
- 左側：預算 vs 實際（預估費用、實際支出、超支或餘額提示）與參加人數。
- 右側：費用明細 → 「+ 新增費用」。每筆費用有分類、項目名稱、金額、備註、憑證連結（收據）。
從活動追蹤到商機與成交（ROI）
活動詳情頁的其他 tab：協助夥伴、名片匯入（掃名片並綁定此活動來源）、以及 📊 成效分析 / ROI：
- 看板顯示：轉為商機數與轉換率、ROI、活動費用、成交金額，以及「每投入 NT$1 帶來 NT$X 成交」。
- 列出歸因商機清單：直接歸因（報備／商機上直接選了這場活動）＋間接歸因（同公司同事在此活動掃過名片、且商機在活動之後建立）。
客戶與聯絡人
商機、報價、訂單都要掛在「客戶」底下，所以客戶主檔要先建好。
客戶管理
- 側邊欄 客戶資料 → 客戶管理。「新增客戶」填公司名、統編、地址、來源等。
- 客戶詳情頁：附件與檔案、備註時間軸、聯繫提醒、關聯的 Notion 會議紀錄，一個客戶的全貌都在這。
聯絡人與名片
- 聯絡人管理：維護每個窗口的職稱、電話、Email。
- 名片批次掃描：一次匯入多張名片，展場收回來的名片可批次建檔並綁活動來源。
- 客戶成功中心：把使用中客戶、內部組織、夥伴組織分類經營。
收款與發票
業務視角：知道錢收到哪、發票開了沒。細部請款由財務負責。
- 側邊欄 訂單 → 發票收款：追蹤預計收款日、逾期催收與對帳，可篩「逾期／未收」。
- 訂單詳情頁內：發票與收款明細（一張訂單可多張發票、分期請款）、委外支出；新增發票／收款需財務權限。
- 文件寄送：發票／授權書可從訂單頁一鍵寄給客戶並留紀錄。
報表與分析
想看自己與團隊的數字，這些頁面幫你。
📊 儀表板
本月報價／訂單／已成交未開票等即時概況。
📈 營收 / ARR
營收分析（未稅、依成交額分攤）與年度經常性收入。
🔮 營收預測
用加權 pipeline 推估未來營收（吃你填的成交機率）。
🗓️ 業績週報
每週業績摘要。
🧮 自訂報表
指標 × 維度 × 圖型即時出表，可存、排程、匯出 CSV。
🛣️ 通路業績看板
直銷／經銷／代理各通路的業績比較。
常見問題 FAQ
新人最常卡住的幾個地方。